Scan Sys Image Capture

Automatische factuurverwerking in ConstruSteel

ConstruSteel en Scan Sys hebben een koppeling ontwikkeld die het mogelijk maakt om facturen volledig geautomatiseerd te verwerken in ConstruSteel software. De koppeling betekent voor de staalbouwbranche een grote winst in efficiency.

De software van Scan Sys genaamd ImageCapture, integreert volledig met ConstruSteel waardoor het verwerkingsproces van de facturen, van binnenkomst tot aan betaling, geautomatiseerd verloopt. Dit resulteert niet alleen in tijdwinst in het proces, maar ook in actuele inzage in kosten en status van facturen. ConstruSteel maakt met deze innovatie de volgende stap in het optimaliseren van de staalbouw.

Ontwikkeling door vraag vanuit de staalbouwmarkt

De samenwerking tussen ConstruSteel en Scan Sys is tot stand gekomen door een sterk toenemende vraag vanuit de markt. ConstruSteel heeft vanuit de vraag van haar gebruikers samen met Scan Sys een innovatieve oplossing ontwikkeld voor het automatisch verwerken van facturen. Binnenkomende facturen worden automatisch op bestelregelniveau gematched met ConstruSteel en vervolgens automatisch ingeboekt. Dit bespaart veel tijd en minimaliseert de foutmarge van administratieve handelingen.

Specialistische software voor staalbouwbedrijven

ConstruSteel is binnen de constructie- en staalbouw het meest gebruikte ERP-systeem van Nederland. De software is vanuit de praktijk ontwikkeld met de visie om één totaaloplossing te kunnen leveren voor alle afdelingen binnen een staalbouwbedrijf, voor zowel de technische als financiële processen.

Automatische verwerking van facturen

Scan Sys levert software oplossingen voor de geautomatiseerde verwerking van factuur-en documentstromen. De software ImageCapture is een multi-inzetbare tool die integreert met het systeem van ConstruSteel. Hierdoor worden documentstromen digitaal verwerkt en gearchiveerd in de kernapplicatie.

Oplossing per direct verkrijgbaar

Inmiddels is de oplossing succesvol geïmplementeerd bij de eerste klant van ConstruSteel die deze functionaliteit gebruikt en staan er meerdere implementaties bij andere klanten van ConstruSteel op de planning. ConstruSteel en Scan Sys zien een langdurige samenwerking dan ook vol vertrouwen tegemoet.

Factuurverwerking met ConstruSteel – scannen of inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit uw ConstruSteel administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.

Factuurverwerking met ConstruSteel – identificeren en herkennen

Met behulp van OCR-herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in ConstruSteel, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Factuurverwerking met ConstruSteel – controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit ConstruSteel, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals artikelen, grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en projectcodes ondersteund.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.

Factuurverwerking met ConstruSteel – controleren en matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder gerelateerde facturen direct gematched worden op proforma’s in ConstruSteel. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kopniveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematcht op de totaalwaarde van de proforma, maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook de factuurregels. Deze worden afgelezen op onder andere artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto en netto prijzen. Op basis hiervan worden bij het matchen op proforma’s in ConstruSteel, op regelniveau verschillen van gefactureerde aantallen en inkoopprijzen direct zichtbaar.

Factuurverwerking met ConstruSteel – robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkoopgerelateerde facturen. Wanneer deze 100% matchen met de proforma in ConstruSteel, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het veranderen van de verwachtte inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in ConstruSteel in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

Factuurverwerking met ConstruSteel – boeken en archiveren

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en verrijkt worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in ConstruSteel. De gescande documenten zijn opvraagbaar vanuit de boeking.

Fiattering via workflow

Ook op het fiatteringsproces met gebruik van workflow functionaliteit in ConstruSteel sluit ImageCapture naadloos aan! De crediteurenadministratie heeft op ieder moment inzicht in de status van fiattering, facturen hoeven niet meer fysiek rond gestuurd te worden en geboekte kosten zijn direct zichtbaar op uw overzichten. De factuur wordt pas vrijgegeven voor betaaladvies als alle budgethouders de factuur hebben goedgekeurd.

Vrijblijvende demonstratie van ConstruSteel?

Onze specialisten plannen graag met u een vrijblijvende afspraak op locatie of online om u de mogelijkheden en voordelen van de software te demonstreren.

Vrijblijvende demonstratie

  • Datumnotatie:MM slash DD slash JJJJ
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.