Document Management Systeem

DMS of Document Management Systeem is een must voor elk modern staalbouw- en constructiebedrijf. Met deze geavanceerde functionaliteit ten aanzien van het archiveren van e-mails (inclusief opvolgactiviteiten), correspondentie en inkoopfacturen is documentatie altijd terug te vinden.

E-mails kunnen eenvoudig en snel vanuit Outlook opgeslagen worden per project, offerte of relatie. Tevens kan er direct een opvolgactie gekoppeld worden. Papieren correspondentie of inkoopfacturen kunnen snel gescand en automatisch gearchiveerd worden.

Waarom DMS van ConstruSteel?

Direct inzicht in alle informatie

Digitaal archiveren van correspondentie, facturen, tekeningen, aantekeningen en e-mails etc.

 

Toename e-mails

Tegenwoordig worden steeds meer zaken zwart-op-wit vastgelegd en mede hierdoor neemt bij elk bedrijf de stroom e-mails toe. Door e-mails centraal te archiveren wordt voorkomen dat e-mails overbodig doorgestuurd worden binnen het bedrijf, maar nog veel belangrijker: de e-mails staan niet meer bij meerdere personen in het persoonlijke Postvak-In, maar worden gedeeld op een centrale plek.

 

Opvolgactiviteit in agenda

Binnenkomende documenten, offerteaanvragen, e-mails etc. die niet direct beantwoord hoeven te worden kunnen per user ‘ingepland’ worden door middel van opvolgacties. Een opvolgactie kan in het DMS gebruikt worden voor het inplannen alle documenten waardoor er per gebruiker een handige to-do-list wordt samengesteld. Het is ideaal dat in de agenda duidelijk staat vermeld wat er gepland is en dat per activiteit de bijbehorende informatie direct inzichtelijk is. Vanzelfsprekend synchroniseert de agenda met tablets en smartphones.

 

Meerdere inkoopfacturen automatisch scannen

Door de unieke werkwijze is het mogelijk om een complete stapel facturen met 1-druk-op-de-knop te scannen en per stuk automatisch toe te wijzen aan het juiste boekstuknummer en bijbehorende orders / opdrachten.

 

Koppeling scanners

Het Document Management Systeem (DMS) is te koppelen aan bijna elke moderne scanner of multifunctional-printer/kopieerapparaat (MFP) met een scanfunctie.

 

Informatie zoeken en vinden

Gescande documenten kunnen met behulp van OCR (Optical Character Recognition) gescand worden dus de inhoud wordt direct doorzoekbaar. Ook inhoud van e-mails (inclusief bijlagen) is doorzoekbaar. Het DMS-systeem voorziet in een uitermate handige zoekfunctie om snel de gewenste documenten terug te vinden. Eigenlijk is het een soort Google-zoekfunctie die door iedereen eenvoudig te bedienen is en waardoor elke klant continu overzicht heeft van alle relevante informatie binnen het bedrijf.

 

Per opdracht opslaan

Alle binnenkomende informatie inclusief e-mails kunnen eenvoudig gesleept worden naar opdrachten, offertes en relaties. Alle uitgaande informatie wordt vanzelfsprekend automatisch op de gewenste plek opgeslagen en opvolgacties kunnen direct ingepland en toegewezen worden.

 

Proactief

Het Document Management Systeem biedt voor de totale onderneming optimaal inzicht in alle emails, correspondentie en opvolgacties waardoor proactief werken voor iedereen mogelijk wordt.

Vrijblijvende demonstratie van ConstruSteel?

Onze specialisten plannen graag met u een vrijblijvende afspraak op locatie of online om u de mogelijkheden en voordelen van de software te demonstreren.

Plan een afspraak via Skype

Vrijblijvende demonstratie

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Vrijblijvende demonstratie - Footer

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.